Registro antiriciclaggio

La normativa antiriciclaggio, tra i propri obblighi, prevede tra l’altro quello della registrazione di alcuni dati.

Per evitare confusione in questo approfondimento, si chiariscono le varie situazioni e il supporto su cui effettuare le registrazioni.
La normativa antiriciclaggio, prevede tre tipologie di supporti su cui registrare i dati, e precisamente:

L’archivio unico informatico:
E’ un archivio, formato e gestito a mezzo di sistemi informatici, nel quale sono conservate in modo accentrato tutte le informazioni acquisite nell’adempimento degli obblighi di identificazione e registrazione, secondo i principi previsti dalla normativa antiriciclaggio (questo supporto è obbligatorio per gli enti creditizi e assimilati);
Il registro della clientela:
E’ un registro cartaceo nel quale sono conservati i dati identificativi (il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale e il codice fiscale o, per le persone
giuridiche, la partita IVA) acquisiti nell’adempimento dell’obbligo di identificazione secondo le modalita’ previste dalla normativa antiriciclaggio:
L’archivio informatico:
E’ un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, che non deve essere considerato una duplicazione dell’archivio unico informatico, bensì un applicativo con caratteristiche diverse rispetto agli standard previsti per gli enti creditizi ed assimilati.

Pertanto, i professionisti per la registrazione delle informazioni acquisite nell’adempimento degli obblighi antiriciclaggio, possono a loro insindacabile scelta, istituire:
– o un normalissimo registro cartaceo (il registro della clientela) oppure un archivio informatico.
Per quanto riguarda il registro cartaceo, lo stesso dovrà essere acquistato da un rivenditore di prodotti di cancelleria o per ufficio, non essendo possibile utilizzare un supporto cartaceo a fogli mobili o ad anelli.
Per quanto riguarda l’archivio informatico, lo stesso dovrà avere delle specifiche tecniche ben precise, e dovrà essere acquistato da un fornitore di software che garantisca tali specifiche.

Per l’adempimento in argomento, non potrà mai essere utilizzato un supporto informatico ad esempio EXCEL, WORD etc.
Come detto i professionisti, in alternativa all’archivio informatico, possono istituire il registro della clientela a fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. Mentre invece la documentazione, nonche’ gli ulteriori dati e informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente.

Il registro della clientela deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l’indicazione alla fine dell’ultimo foglio del numero
delle pagine di cui e’ composto il registro e l’apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.
I dati e le informazioni registrati sul registro della clientela sono resi disponibili entro tre giorni dalla richiesta.
Qualora i professionisti svolgano la propria attività in più sedi, possono istituire per ciascuna di esse un registro della clientela.