Antiriciclaggio. Come organizzare lo studio professionale.

La normativa antiriciclaggio impone ai professionisti una serie articolata di obblighi, la cui inosservanza in molti casi è fonte di pesanti sanzioni.
Gli adempimenti antiriciclaggio previsti dalla norma per i commercialisti e avvocati e altri destinatari, sono i seguenti:

• l’adeguata verifica della clientela;
• la conservazione e la registrazione dei dati;
• la segnalazione delle operazioni sospette;
• la comunicazione delle infrazioni nell’utilizzo del denaro contante;
• la formazione dei collaboratori e dipendenti dello studio professionale.

Tra questi obblighi, quello che può ritenersi il più importante, e che coinvolge l’organizzazione dello studio professionale,  è quello dell’adeguata verifica della clientela, che consiste nello svolgimento obbligatorio delle seguenti attività:

1. identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente;
2. identificare l’eventuale titolare effettivo e verificarne l’identità;
3. ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale;
4. svolgere un controllo costante nel corso della prestazione professionale.

L’obbligo di adeguata verifica, in relazione a particolari situazioni, può essere ordinario, semplificato o rafforzato. Sarà semplificato nei casi in cui il cliente appartenga ad una categoria di soggetti ben precisi (banche, amministrazioni pubbliche, ecc.). Sarà rafforzato nei casi di maggiore rischio o quando il cliente non è fisicamente presente. Ordinario in tutti gli altri casi.

Il legislatore prevede che per il rispetto della normativa antiriciclaggio, i professionisti devono adottare idonei e appropriati sistemi e procedure interne  in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela, di segnalazione delle operazioni sospette, di conservazione dei documenti, di controllo interno, di valutazione e di gestione del rischio, di garanzia dell’osservanza delle disposizioni pertinenti e di comunicazione per prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
In ogni caso, tali misure che i professionisti sono tenuti ad adottare, riguardano esclusivamente le informazioni possedute o acquisite nell’ambito della propria attività istituzionale o professionale, e devono altresì rispettare tutti gli obblighi in materia di privacy.

Inquadramento dell’organizzazione antiriciclaggio nello studio

Il punto di partenza di eventuali misure organizzative o procedurali all’interno dello studio, è quello di una preliminare suddivisione delle stesse  in funzione del rischio di riciclaggio in relazione al tipo di cliente, alla prestazione professionale etc.
Anche la dimensione dello studio professionale dovrà essere  tenuta in considerazione, dove ad esempio studi composti da tre/quattro addetti, avranno delle misure proporzionalmente diverse e meno sofisticate di studi che hanno ad esempio dieci/venti addetti.

Deve essere chiarito, che qualunque sia la strutturazione delle misure o delle procedure adottate nello studio professionale, la responsabilità per le eventuali violazioni in materia, è sempre del professionista destinatario degli obblighi, anche se per una parte degli stessi si avvale della possibilità di delegare talune attività.

In pratica, ogni professionista, potrà proporzionare le proprie misure e i propri presidi in materia di antiriciclaggio, in funzione della rischiosità del cliente o della prestazione professionale e anche in base alla dimensione dello studio professionale.

Al riguardo, si osserva  come nell’attività di controllo prevista dalla Guardia di Finanza negli studi professionali, una delle fasi iniziali che precede il controllo di merito e degli adempimenti, è proprio quello del riscontro dei seguenti aspetti:

• struttura organizzativa dello studio professionale;
• delega interna di compiti e responsabilità ai fini della normativa antiriciclaggio.

Deve parimenti essere osservato, come non esistano per legge schemi procedurali minimi che devono essere rispettati, avendo la legge lasciato ampia discrezionalità al professionista di adottare le misure ritenute compatibili con la propria realtà professionale.
Ne consegue che, anche eventualmente nella fase di controllo da parte della Guardia di Finanza, il professionista, ben potrebbe evidenziare che le proprie misure organizzative per i presidi antiriciclaggio sono ad esempio limitati alle deleghe di talune attività meramente formali e ad un programma di formazione specifico per il personale.

Diversamente, in strutture organizzative più complesse, è di regola, necessario che all’interno dello studio professionale, vengano individuate e formalizzate ad esempio:

• gli incaricati alle varie funzioni in materia di antiriciclaggio;
• le istruzioni e la periodicità della formazione dei dipendenti e collaboratori in materia di normativa antiriciclaggio, prevedendo specifiche misure di aggiornamento durante l’anno;
• le istruzioni ai dipendenti e collaboratori  che, sono chiamati a svolgere su delega scritta del professionista, un ruolo attivo nell’identificazione del cliente e del titolare effettivo;
• le istruzioni a coloro che hanno il compito di provvedere alle attività di archiviazione e registrazione di dati e informazioni;
• le istruzioni e le chiavi di accesso a eventuali software antiriciclaggio per la gestione delle attività in materia di antiriciclaggio secondo normali standard di sicurezza;
• le istruzioni e l’assunzione di misure adeguate alla conservazione nel tempo (10 anni) dei dati e delle informazioni, allo scopo di evitarne la distruzione, alterazione, manomissione.

Con riferimento alla formazione del personale dipendente si segnala che durante i controlli della Guardia di Finanza, un riscontro potrà essere effettuato anche relativamente al a tale obbligo previsto dall’art. 54 del decreto 231/2007, verificando se il professionista adotta misure di formazione del personale e dei collaboratori e più in particolare se sono stati erogati corsi con carattere di continuità e sistematicità, ovvero se sono stati previsti programmi o moduli formativi attraverso brochure, documenti e simili in linea con l’evoluzione normativa.

Dott. Antonio Fortarezza
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